Revisionssichere Dokumentenverwaltung

Dokumente. Compliance. Kontrolle. Alles revisionssicher.

SuTEX DMS

SuTEX DMS bündelt Ablage, Versionierung, Vorschau und GoBD-orientierte Prozesse – mandantenfähig, mit Bereichen, Projekten und klarer Nachvollziehbarkeit.

Von der Erfassung bis zum Prüfexport: DMS für Verwaltung, Kanzlei und Mittelstand – optional mit Office-Add-in und E-Mail-Eingang.

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SuTEX DMS – Anwendung
GoBD Prüfexport & Verfahrensdoku
SHA-256 Integrität je Dateiversion
Multi Mandanten, Bereiche & Projekte

Leistungsumfang

So unterstützt SuTEX DMS Ihren Alltag

Ablage

Revisionssichere Dokumentenverwaltung

Kein Löschen, nur Archivieren: jede Version bleibt nachvollziehbar – mit Vorschau, Suche und Ordnerstruktur für den Alltag.

  • Versionierung mit Prüfsumme und Historie
  • Vorschau für PDF, Office, Bilder, Audio und Video
  • Notizen und Metadaten direkt am Dokument

Compliance

GoBD-Funktionen im Produkt – nicht nur auf dem Papier

Aufbewahrungsfristen, Integritätsscan und Prüfexport für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer – dokumentiert im Änderungsprotokoll.

  • Mandantenweiter Integritätsscan
  • Aufbewahrungshinweise im Dashboard
  • Exportpaket mit Bestand und Protokoll

Eingang

Dokumente dort erfassen, wo sie entstehen

Upload, Scan, E-Mail-Eingang oder direkt aus Word und Excel – E-Rechnungen werden erkannt und strukturiert abgelegt.

  • IMAP-E-Mail-Eingang mit automatischer Zuordnung
  • Office-Add-in für Word und Excel
  • XRechnung und ZUGFeRD beim Upload erkennen

Organisation

Struktur für Verwaltung, Kanzlei und Projekte

Mandantenfähig mit Bereichen, feinen Rechten und Projektordnern – Speicher und Aktivität im Blick.

  • Bereiche und Rollenmodell inkl. 2FA
  • Projektbezogene Ablage und Übersichten
  • Anbindung an SuTEX HR und SuTEX Project

Ablauf

Vom Eingang bis zum Prüfnachweis

Dokumente strukturiert erfassen, nutzen und revisionssicher nachweisen.

  1. 1

    Erfassen

    Upload, Scan, E-Mail-Eingang oder direkt aus Word/Excel

  2. 2

    Strukturieren

    Ordner, Bereiche, Projekte und Metadaten

  3. 3

    Versionieren

    Neue Datei = neue Version, Original bleibt nachvollziehbar

  4. 4

    Nutzen

    Vorschau, Download, Notizen – alles protokolliert

  5. 5

    Archivieren

    Sperre, Aufbewahrungsfristen und Status im Blick

  6. 6

    Nachweisen

    GoBD-Export, Integritätsbericht und Audit-Protokoll

Warum SuTEX DMS?

Kein Löschen, nur Archivieren: Jede Datei bleibt als Version mit SHA-256-Prüfsumme erhalten. Das Protokoll dokumentiert jeden Zugriff – von der Vorschau bis zum Download.

  • Unveränderliche Versionen und Integritätsprüfung (SHA-256)
  • Vollständiges Änderungsprotokoll und Dashboard-Übersicht
  • GoBD: Prüfexport, Aufbewahrungsfristen, Verfahrensdokumentation
  • E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) beim Upload erkennen und archivieren
  • Mandanten, Bereiche und feingranulare Benutzerrechte
  • Office-Add-in für Word/Excel und IMAP-E-Mail-Eingang

Revisionssicher und prüfbar

Content-adressierte Ablage, Versionshistorie, Archiv statt Löschen – inklusive GoBD-Prüfexport und Integritätsscan.

Schnell auffinden und ansehen

Ordnerstruktur, Suche und integrierte Vorschau für PDF, Bilder, Text, Audio und Video – ohne Medienbruch.

Organisation mit Bereichen & Projekten

Mandantenfähig mit Abteilungs-Bereichen, Projektordnern und Speicherübersicht – passend zu Ihrer Struktur.

Sicher im Alltag

2FA, Rollenmodell, Hosting in Deutschland und nahtlose Anbindung an SuTEX HR und SuTEX Project.

Compliance

GoBD im Produkt

Compliance-Funktionen sind eingebaut – von der täglichen Nutzung bis zum Prüfexport für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer.

  1. 1

    Unveränderliche Ablage

    Kein Löschen – Archivieren mit Nachvollziehbarkeit

  2. 2

    Aufbewahrung

    Fristen mandanten- und ordnerbezogen, Hinweise im Dashboard

  3. 3

    Integrität

    SHA-256 je Datei, mandantenweiter Integritätsscan

  4. 4

    Prüfexport

    Paket mit Bestand, Protokoll und Verfahrensauszug

Zielgruppen

Für wen ist SuTEX DMS gemacht?

Verwaltung & Backoffice

Schnelle Ablage, sichere Auffindbarkeit und nachvollziehbare Zugriffe.

Steuerberater & WP

Prüfexport, Integrität und lückenloses Protokoll aus einer Quelle.

IT & Datenschutz

Hosting in Deutschland, Rechtemodell und API für Integrationen.

Funktionsbereiche

Was SuTEX DMS abdeckt

Alle Module arbeiten in einem System zusammen – modular aktivierbar und mandantenfähig.

Dokumentenablage

Anlegen, suchen, Ordner, Versionen, Notizen

Vorschau & Medien

PDF, Office-Vorschau, Bilder, Text, Audio/Video

Protokoll & Audit

Lückenlose Historie: Login, Vorschau, Download, Metadaten

GoBD & Export

Prüfexport, Verfahrensdoku, Integritätsberichte, Cron-Jobs

E-Rechnung

XRechnung/ZUGFeRD erkennen, zuordnen, revisionssicher ablegen

Bereiche & Rechte

Abteilungen, Rollen, Mandanten-Administration

Projekte

Projektbezogene Ablage und Übersichten

E-Mail-Eingang

IMAP-Import, Anhänge automatisch einordnen

Office-Add-in

Word/Excel-Datei direkt als Dokument im DMS speichern

Dashboard

Kennzahlen, Speicher, zuletzt geändert, Aufbewahrungshinweise

Integration

SuTEX HR, SuTEX Project, API und PHP- oder Node-Betrieb

SuTEX Ökosystem

Nahtlos mit weiteren SuTEX Lösungen

Daten und Dokumente fließen zwischen HR, DMS und Project – ohne doppelte Pflege.

Digitale Personalverwaltung

SuTEX HR

Personal, Workflows, KI-Dokumente, BEM, Fuhrpark, Reisekosten, Reporting und Mitarbeiterportal – durchgängig und mandantenfähig.

Mehr erfahren

Projekte, Aufgaben & Zeiterfassung

SuTEX Project

Kanban mit Fortschritt, Kundenstammdaten, Zeiterfassung und Erinnerungen vor Fälligkeit.

Mehr erfahren

SuTEX DMS im Einsatz sehen?

Wir zeigen Ihnen die passenden Module – live oder als Pilot in Ihrer Umgebung.

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