Gestión documental auditada

Documentos. Cumplimiento. Control. Todo auditado.

SuTEX DMS

SuTEX DMS une almacenamiento, versiones, vista previa y procesos GoBD—multiempresa, con áreas, proyectos y trazabilidad.

Desde la captura hasta la exportación de auditoría: DMS para administración, despachos y pymes—con add-in de Office y correo.

Solicitar demo Todos los productos

GoBD Exportación de auditoría y documentación

SHA-256 Integridad por versión de archivo

Multi Mandantes, áreas y proyectos

Alcance

Cómo SuTEX DMS apoya su día a día

Archivo

Gestión documental con trazabilidad

Sin borrado, solo archivar: cada versión queda trazable, con vista previa, búsqueda y carpetas para el día a día.

Versiones con suma de comprobación e historial
Vista previa de PDF, Office, imágenes, audio y vídeo
Notas y metadatos en el documento

Cumplimiento

Funciones GoBD en el producto

Plazos de conservación, escaneo de integridad y exportación para asesores y auditores—documentado en el registro de cambios.

Escaneo de integridad por mandante
Avisos de conservación en el panel
Paquete de exportación con inventario y registro

Entrada

Captura donde se crean los documentos

Carga, escaneo, correo IMAP o directamente desde Word y Excel—facturas electrónicas detectadas y archivadas.

Bandeja IMAP con clasificación automática
Complemento Office para Word y Excel
Detección XRechnung y ZUGFeRD al subir

Organización

Estructura para administración, despachos y proyectos

Multiempresa con áreas, permisos finos y carpetas de proyecto—almacenamiento y actividad visibles.

Áreas y modelo de roles con 2FA
Archivo y vistas por proyecto
Integración con SuTEX HR y SuTEX Project

Flujo

Del ingreso a la prueba de auditoría

Capturar, usar y demostrar documentos de forma estructurada.

1

Capturar

Subida, escaneo, correo o Word/Excel
2

Estructurar

Carpetas, áreas, proyectos y metadatos
3

Versionar

Archivo nuevo = nueva versión
4

Usar

Vista previa, descarga, notas—todo registrado
5

Archivar

Bloqueos, plazos y estado
6

Demostrar

Exportación GoBD, integridad y auditoría

¿Por qué SuTEX DMS?

Sin borrado, solo archivo: cada archivo permanece como versión con SHA-256. El registro documenta cada acceso.

Versiones inmutables e integridad (SHA-256)
Registro completo y panel de control
GoBD: exportación, plazos de conservación, documentación
Facturas electrónicas (XRechnung/ZUGFeRD) al subir
Mandantes, áreas y permisos granulares
Add-in Office y bandeja IMAP

Auditado y verificable

Almacenamiento por contenido, historial, archivo en lugar de borrar—exportación GoBD e integridad.

Encontrar y ver rápido

Carpetas, búsqueda y vista previa de PDF, imágenes, texto, audio y vídeo.

Áreas y proyectos

Multiempresa con departamentos, carpetas de proyecto y almacenamiento.

Seguro en el día a día

2FA, roles, hosting en Alemania, enlace con SuTEX HR y Project.

Cumplimiento

GoBD integrado

Funciones de cumplimiento integradas—del uso diario a la exportación para asesores.

1

Unveränderliche Ablage

Kein Löschen – Archivieren mit Nachvollziehbarkeit
2

Aufbewahrung

Fristen mandanten- und ordnerbezogen, Hinweise im Dashboard
3

Integrität

SHA-256 je Datei, mandantenweiter Integritätsscan
4

Prüfexport

Paket mit Bestand, Protokoll und Verfahrensauszug

Público objetivo

¿Para quién es SuTEX DMS?

Administración

Archivo rápido, búsqueda fiable y accesos trazables.

Asesores y auditores

Exportación, integridad y registro completo desde una fuente.

TI y privacidad

Alojamiento en Alemania, permisos y API para integraciones.

Áreas funcionales

Qué cubre SuTEX DMS

Todos los módulos en un solo sistema—active lo que necesite, multiempresa.

Almacenamiento

Crear, buscar, carpetas, versiones, notas

Vista previa

PDF, Office, imágenes, texto, audio/vídeo

Registro y auditoría

Historial: login, vista previa, descarga

GoBD y exportación

Exportación, documentación, integridad, cron

Factura electrónica

XRechnung/ZUGFeRD, asignar, archivar

Áreas y derechos

Departamentos, roles, administración

Proyectos

Almacenamiento y vistas por proyecto

Correo entrante

IMAP, adjuntos clasificados

Add-in Office

Guardar Word/Excel en el DMS

Panel

Métricas, almacenamiento, cambios, plazos

Integración

SuTEX HR, Project, API, PHP o Node

Ecosistema SuTEX

Integrado con más soluciones SuTEX

Datos y documentos fluyen entre HR, DMS y Project—sin doble mantenimiento.

Gestión digital de RR. HH.

SuTEX HR

Personal, flujos, documentos con IA, BEM, flota, gastos, informes y portal del empleado—integral y multiempresa.

Más información

Proyectos, tareas y control horario

SuTEX Project

Kanban con progreso, clientes, control horario y recordatorios antes del vencimiento.