Rechtliches

Datenschutzerklärung – Cloud-Software

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten bei Registrierung, Testzugang und Nutzung unserer Softwareprodukte. Für die reine Informationswebsite gilt https://www.sutex-software.de/datenschutz.

Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

SuTEX Software
Wilhelm-Buß-Stiege 2
46395 Bocholt
Deutschland
E-Mail: info@sutex-software.de
Telefon: +49 (0) 2871 2046289

Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Registrierung, des Betriebs und der Nutzung der Cloud-Software von SuTEX Software (z. B. SuTEX HR, SuTEX DMS, SuTEX Fence) über die jeweiligen Kundenportale und Mandanten-Instanzen.

Für den Besuch der Marketing-Website https://www.sutex-software.de ohne Registrierung gilt die separate Datenschutzerklärung unter https://www.sutex-software.de/datenschutz.

Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO: SuTEX Software, Wilhelm-Buß-Stiege 2, 46395 Bocholt, E-Mail: info@sutex-software.de, Telefon: +49 (0) 2871 2046289.

Verarbeitet der Kunde personenbezogene Daten seiner Mitarbeiter oder Geschäftspartner in der Software (z. B. Personalakten, Dokumente), ist der Kunde in der Regel Verantwortlicher; SuTEX Software verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO auf Basis eines AVV.

Registrierung und Vertragsanbahnung

Bei der Registrierung verarbeiten wir u. a. Firma, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Lieferadresse, gewählte Subdomain/Mandantenkennung sowie technische Metadaten (Zeitpunkt, IP-Adresse zum Missbrauchsschutz).

Zweck: Anlage des Mandanten, E-Mail-Bestätigung, Vertragsschluss und Bereitstellung des Sofortzugangs bzw. der Testphase. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen und Vertrag).

Speicherdauer: für die Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus gemäß gesetzlichen Aufbewahrungspflichten; Bestätigungs-Codes werden nach erfolgreicher Verifizierung gelöscht.

Nutzung der Software

Im laufenden Betrieb verarbeiten wir Nutzungs- und Protokolldaten (z. B. Login-Zeitpunkte, IP-Adresse, durchgeführte Aktionen in Protokollen, Fehlermeldungen), soweit dies für Betrieb, Sicherheit und Nachweisbarkeit erforderlich ist.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und lit. f DSGVO (IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention).

Hosting und Auftragsverarbeiter

Die Software wird auf Servern bei Hosting-Dienstleistern in Deutschland bzw. der EU betrieben. Mit diesen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Für E-Mail-Versand (Registrierung, Zugangsdaten, Systemhinweise) können SMTP-Dienstleister eingesetzt werden. Sofern KI-Funktionen genutzt werden, können Inhalte an konfigurierte KI-Schnittstellen übermittelt werden; dies erfolgt nur im Rahmen der vom Kunden ausgelösten Funktionen und der Produktkonfiguration.

Ihre Rechte

Betroffene Personen haben die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen. Anfragen an info@sutex-software.de.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, z. B. LDI NRW (siehe auch https://www.sutex-software.de/datenschutz).

Stand

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Produkte, Rechtslage oder Verarbeitungsprozesse ändern. Es gilt die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung (Oktober 2026).